Profesio

Datum

Što je onboarding proces i zašto je toliko važan?

Prije nekog vremena, kada sam diplomirala na elektrotehničkom fakultetu, pronašla sam svoj prvi posao. Bilo je to u prilično maloj lokalnoj tvrtki koja se bavila računalnim softverom, s oko 10 zaposlenika. Prvi dan na poslu dobila sam ogromnu knjigu na stolu s jednostavnom uputom jednog od kolega: „Čitaj!“ Bila je to knjiga o Fortranu, važnom programskom jeziku u to vrijeme. I to je bilo gotovo sve što se tiče mog onboarding procesa!

Nisam poznavala svoje kolege niti hijerarhiju tvrtke, nisam znala ništa o njihovim svakodnevnim aktivnostima, prioritetima itd. Kao svježi diplomant nisam se usuđivala puno pitati, a kad sam to učinila u nekoliko navrata, odgovori bili kratki, hladni i u pokroviteljskom tonu zbog čega sam još više oklijevala pitati bilo što dalje. To mi je bila noćna mora! Jedva sam tamo provela mjesec dana i napustila sam tu tvrtku nikada ne požalivši zbog svoje odluke.

Kad danas razmišljam o ovom iskustvu, mogu se u potpunosti povezati s tadašnjim okolnostima. Ti momci jednostavno nisu znali bolje, nije postojao onboarding postupak za novopridošle kolege, jedva da je bilo procesa za bilo što drugo u tako relativno maloj tvrtki. Vjerojatno je ista situacija bila u drugim organizacijama u to vrijeme i bilo je „normalno“ da se novi zaposlenik sam upravlja i nekako se na kraju uklopi u tim.

Danas je situacija u poslovnom svijetu na sreću jako drugačija, posebno kada su u pitanju veće tvrtke/organizacije, a kako sam napredovala u svojoj profesionalnoj karijeri, iskusila sam različite procese uključivanja. Neki od njih bili su bolji, neki su mogli biti i bolji, ali barem su postojali!

Što je zapravo onboarding proces? To je strukturirani postupak za integraciju novog zaposlenika u organizaciju i njezinu kulturu. Dobar i dobro organiziran proces ukrcaja važan je i za tvrtku i za zaposlenika.

Navedite jednu tvrtku koja ne voli imati takozvano „plug and play“ rješenje pri zapošljavanju novog zaposlenika! Ako imate profesionalni onboarding protokol, tvrtku ćete brže dovesti do željenog cilja, a sam postupak bit će učinkovitiji. Novi zaposlenik bit će potpuno operativan i sposoban doprinijeti tvrtki, proći će potrebnu obuku, znat će što se od njega očekuje i gdje može potražiti sve daljnje potrebne informacije.

Dakle, kada se potpiše ugovor o radu i izvrše sve ostale administrativne formalnosti, počinje pravi onboarding. Potrebno je temeljito i pravodobno planiranje i organizacija za dobrodošlicu novom članu tima na profesionalan način. Glavni koraci koje treba slijediti su:

Priprema/Ciljevi
Izravni nadređeni novog zaposlenika treba unaprijed pripremiti onboarding plan (može biti u excelu, npr.) za razdoblje od 1 do 3 mjeseca (razdoblje se može razlikovati ovisno o položaju) koji sadrži raspored svih predviđenih aktivnosti i ljudi. Ovaj plan potrebno je unaprijed poslati svim uključenima, tako da svi točno znaju što trebaju učiniti i kada. Ovdje se uključuju aktivnosti: obilazak ureda, prezentacije kolega o njihovom dijelu posla, sastanci s redovnim poslovnim partnerima, mrežno učenje i još mnogo toga.

Organiziranje cjelovitog radnog prostora i alata za novog zaposlenika unaprijed, tako da on/ona može biti potpuno operativan od prvog dana (radni stol, računalo, ključevi, pristup informatičkoj tehnologiji, mobilni telefon itd.)
Priprema radne knjige za pridošlicu sa svim podacima i podacima o aktivnostima za pohranu. (tiskana kopija ili e-verzija, nije važno, važno je da pridošlica shvati čemu služi i radi na njoj).

Usklađenost/kultura
Novi zaposlenik već je sigurno istražio web stranicu tvrtke u kojoj počinje raditi. Ipak, ako ne ranije sad je pravi trenutak za još detaljnije istraživanje i odrađivanje dodijeljenih online tečajeva (po mogućnosti interaktivnih), te upoznavanje s politikom, procedurama i kulturom tvrtke.

Neke velike tvrtke imaju „Welcome to the team video“ od predsjednika uprave koji daje osobni pečat i pomaže pridošlicama da shvate vrijednosti tvrtke.

Povezanost/komunikacija
Natpis „Dobrodošli u tim“ (s fotografijom) ili neku drugu vrstu općenite najave treba poslati elektroničkim putem unaprijed ili / i staviti na kuhinjsku ploču ureda, tako da svi budu upoznati s vijestima i mogu pozdraviti novopridošlog.
Prvi dan na poslu može biti presudan. Pozvati pridošlicu na ručak i integrirati ga od 1. dana u tim mala je gesta, ali visoko na listi važnosti.

Provođenje obilaska u uredu – ovaj će korak novom zaposleniku omogućiti da shvati gdje se nalaze uredski prostori, a također je dobra prilika za neke neformalne razgovore s kolegama.
Dodjeljivanje kolege koji će biti nova kontakt točka novopridošlog u tvrtki. To nije izravni nadređeni niti odgovoran za ljudske resurse, već vršnjak ili iskusniji kolega koji može raditi na potpuno drugačijoj poziciji, ali dobro poznaje kulturu i postupke tvrtke. U nekim se tvrtkama ovo mjesto naziva „Buddy“, ali čak i jednostavan „Prvi kontakt“ je u redu.

Pojašnjenje/praćenje
Redovito periodično praćenje i povratne informacije s izravnim nadređenim vrlo su važni. Onboarding se događa istodobno s probnim radom, a davanje i primanje informacija o tome što je dobro i što se još može poboljšati dovodi do uspješnog nastavka ugovora o radu.
Organizacijske ljestvice mogu biti od velike pomoći za novopridošlice kako bi lako zapamtili tko je tko i što rade, posebno u većim tvrtkama s mnogo odjela.

Ne treba zanemariti „face time” s ključnim ljudima u tvrtki, uključujući izravnog nadređenog, jer postavlja solidnu osnovu za buduću komunikaciju.

Poticanje aktivnosti davanjem nekih konkretnih zadataka za obaviti, tako da se pridošlica ne osjeća kao da ne radi ništa prvih dana.

Imati dobar onboarding postupak velika je prednost svake tvrtke. Za njegovu izgradnju treba vremena, truda i znanja, a kad je dobro napravljen, donosi u kratkom roku opipljive koristi i za tvrtku i za zaposlenika. Sigurno doprinosi i razvoju brenda poslodavca putem vlastitih zaposlenika koji će ga dalje zagovarati jer oni i jesu najbolji ambasadori tvrtke.

Na kraju je važno reći da je svaki onboarding proces prilagođen veličini i prirodu tvrtke, ali i situaciji. Trenutačno se suočavamo s krizom COVID-19 i prisiljeni smo mnoge aktivnosti prebaciti na online varijantu.

Jedna od specijalnosti usluga agencije PROFESIO je podrška u upravljanju ljudskim resursima, a izrađivanje detaljnog onboarding plana je dio naše ponude koji tvrtkama pomaže osposobiti nove zaposlenike brzo i efikasno i pomoći im da čim prije postanu potpuno operativni.

Autor: Daniela Marušić Gajica

Ostale
novosti